La mission
Suite à la création d'un pôle secrétariat et standard, nous recherchons son/sa futur(e) responsable !
Contexte : Piloter et coordonner l'activité des deux équipes :
- L'équipe standard téléphonique : composée de 2 équipes, l'une basée en France (au siège), et qui assure également l'accueil du site et l'autre basée au sein de notre filiale à l'île Maurice.
- L'équipe secrétariat : qui assure le secrétariat courant de l'ensemble des services d'Infomil. Equipe mixte (France et Ile Maurice).
Votre rôle : Encadrer les deux équipes dans leur activité, construire l'organisation du service et garantir une démarche d'amélioration continue des process.
Votre quotidien :
- Encadrer et coordonner le standard téléphonique (destiné à nos clients) :
- Organiser l'activité du standard en France
- Définir, mettre à jour les procédures et gérer leur bonne application
- Garantir la continuité de l'activité sur une plage horaire de 7h30 à 20h du lundi au samedi et le dimanche matin
- Participer à l'activité du standard téléphonique lorsque c'est nécessaire pour la continuité de l'activité
- Former et accompagner la montée en compétence des standardistes
- Encadrer et coordonner le secrétariat :
- Optimiser la répartition des tâches au sein de l'équipe : gérer la charge, organiser les back-up…
- Gérer les procédures et leur bonne application
- Assurer le reporting de l'activité
- Manager les équipes :
- Organiser et animer les réunions
- Définir et diffuser les bonnes pratiques, mettre en place les process, les outils et les méthodes de travail
- Réaliser les entretiens annuels et participer au recrutement